¿Cuánto de importante es planificar un evento? Te facilitamos algunas claves a tener en cuenta a la hora de ejecutar un evento y salga con gran éxito. Te contamos cuáles son las recomendaciones para organizar un congreso.
En primer lugar, en Aplus Field Marketing tenemos claro que debemos determinar la tipología de congreso que queremos organizar. Normalmente, un acto de estas características cuenta con la participación de varios ponentes o embajadores que exponen un tema determinado. Además, resulta de vital importancia el control del timing, tanto para el pre-evento, donde llevaremos a cabo la contratación de los diferentes servicios requeridos, como durante el evento.
Otro de los aspectos que en Aplus siempre tenemos en cuenta es la elección del emplazamiento. Es recomendable elegir un espacio que se ajuste a nuestras necesidades en materia logística.
Así pues, os proponemos a continuación un decálogo que resulta muy ilustrativo para diseñar un gran congreso;
Recomendaciones para organizar un congreso
- Timing y emplazamiento: es fundamental realizar una planificación con tiempo suficiente y valorar la fecha adecuada para la celebración del acto. Compara diferentes escenarios y reserva el que más se adecue a tus pretensiones.
- Ponentes: la elección de los interlocutores es muy importante, ya que aporta un valor añadido al evento.
- Mobiliarios y elementos audiovisuales: planifica con tiempo el mobiliario del que dispones y el que tengas que subcontratar. Ten en cuenta también los servicios audiovisuales que vas a necesitar: iluminación, microfonía, pantallas, proyector…
- Patrocinadores: si es posible, aprovecha el respaldo que puedan ofrecerte empresas o instituciones en concepto de patrocinio.
- Catering: escoge el tipo de cocktail que mejor se ajuste al momento del día y al carácter que quieras imprimir al acto.
- Escaleta: crea un guion de actuación que permita tener el control de todos los aspectos en todo momento, incluyendo el programa de contenidos.
- Invitados e invitaciones: selecciona el tipo de invitado que te interese (medios, empresarios, influencers, consumidores…) y gestiona las invitaciones en función de la categoría: invitaciones nominativas, venta de entradas…
- Prensa y RRSS: realiza un plan de contenidos para interactuar y generar tráfico durante el evento y promociónalo de igual forma con antelación. Convoca también a la prensa mediante un Save The Date y envíales nota de prensa y fotos tras el evento.
- Networking: crea un espacio de interacción y trata de generar sinergias tras finalizar el evento.
- Premios u obsequios: elige el tipo de premio u obsequio más representativo para tu evento.
En definitiva, debemos de tratar de generar experiencias, algo en lo que somos expertos en Aplus Field Marketing. Por ello, no dudes en contratar nuestros servicios y confía en la profesionalidad y experiencia que nos avala.
